Bagaimana Cara Membuat dan Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Dengan Baik

Bagaimana Cara Membuat dan Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Dengan Baik.

Saat ini masih banyak perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah sistem yang baik sesuai aturan-aturan yang berlaku. Manjemen pada perusahaan juga lebih banyak menggunakan cara lama atau tradisional yang sudah dijalankan selama bertahun-tahun. Karyawan bekerja dengan cara mengikuti kebiasaan para karyawan sebelumnya. Bisa dilihat jika ada seorang karyawan yang memegang tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu mendadak tidak masuk kerja, maka tidak ada karyawan yang bisa menggantikannya karena tidak mengetahui proses kerja. Nah tentu hal seperti ini akan sangat menghambat operasional perusahaan, maka diperlukan adanya berbagai tahapan standar yang dibakukan dan menjadi sistem baku dalam perusahaan. Sistem itulah yang kemudian dikenal atau disebut sebagai sistem standar operasional.

Apasih Standar Operasional Prosedur (SOP)?

Adalah suatu dokumen yang berisi prosedur dan aturan-aturan dalam kegiatan bekerja yang harus dilakukan secara kronologis dan sistematis dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dengan tujuan agar memperoleh hasil kerja paling efektif. Standar Operasional Prosedur (SOP) juga merupakan pedoman atau acuan dalam bekerja sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja pegawai serta sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang berlaku di perusahaan. Tujuan utama dari SOP ini adalah agar proses pelaksaanaan pekerjaan dilakukan dengan rapih, tertib, dan sistematis dari awal hingga akhir. Dengan adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) maka diharapkan kualitas pekerjaan menjadi lebih baik.

Langkah-Langkah Penyusunan SOP

1.Bentuk Tim yang Menguasai

Langkah pertama adalah membentuk team pembuatan SOP, yang melibatkan oarang-orang ahlinya, bisa dari HR Departemen dan para user atau mungkin juga bisa melibatkan Jasa Konsultan Manajemen

2.Pelajari Proses Bisnis

Kedua, anda harus mempelajari proses bisnisnya, amati dari proses itu dimulai sampai proses itu selesai dilakukan. Dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam awal proses tersebut, siapa yang melakukan dan apa yang dilakukan serta produk atau jasa apa yang dihasilkan. Analisa secara mendalam, siapa saja orang-orang atau pihak-pihak yang terlibat dalam proses bisnis tersebut.

3. Catat dan Kumpulkan Data serta Dokumen

Setelah anda mempelajari dengan teliti proses bisnisnya, selanjutnya anda wajib mencatat dan mengumpulkan Data-data seperti dokumen apa saja yang dibutuhkan dari setiap bagian proses, siapa yang melakukan, siapa yang bertanggung jawab dalam bagian proses tersebut, apa yang dilakukan, dengan siapa dia melakukannya, durasi melakukan setiap bagian proses tersebut, serta kumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam setiap bagian proses, catat nama dokumen dan nomor dokumennya.

4. Buat Flow Chart dan Narasi sesuai alur proses

Setelah anda selesai mencatat dan mengumpulkan data serta dokumen selanjutnya anda harus menggambarkannya dalam bagan alur proses berupa flow chart dan alur proses berupa narasi. Pembuatan bagan flow chart dan narasi harus sesuai dengan urutan langkah setiap bagian proses tersebut. Dalam pembuatan bagan flow chart tersebut juga harus dituliskan siapa PIC dari setiap aktifitas, dokumen apa saja yang dibutuhkan dari setiap aktifitas dan durasi masing-masing aktifitas. Buat flow chart dan narasinya hingga SOP dianggap selesai.

5. Review Hasil pembuatan flow chart dan narasi

Hasil penggambaran flowchart dan narasi direview ulang, dicermati kembali dengan teliti jangan sampai ada bagian-bagian yang terlewatkan. Review harus dilakukan secara sendiri-sendiri oleh setiap orang yang terlibat, lalu catat hal-hal yang dianggap belum sesuai. Selanjutnya hasil review masing-masing orang dikumpulkan, lalu dibahas bersama-sama dalam format focus group discussion (FGD). Diharapkan setelah selesai FGD telah didapatkan SOP baik berbentuk flow chart maupun narasi yang sudah tepat. Sebagai tambahan, kadang bentuk SOP juga ada yang berupa foto-foto (gambar) dari setiap urutan proses.

Untuk membuat SOP (Standar Operasional Prosedur) pada hakekatnya adalah ‘menata’ proses yang sudah ada menjadi lebih terstruktur dan lebih baik. Agar proses itu menuju ke yang lebih baik, tentunya harus dilakukan improvisasi terus menerus dari waktu ke waktu, sampai tercapai titik optimal.

 

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *